İşletmelerde yönetimi destekleyici araç olarak kullanılan gözetim sistemleri yönetim işini kolaylaştırmakta fakat bunun yanında çalışanlar için rahatsız edici bir ortam oluşturabilmektedir.  İşletmelerde kullanılan bu sistemler üst düzey yöneticiler tarafından benimsenmekte, alt kademe çalışan kesime doğru gidildikçe, bub sistemlere karşı direncin arttığı gözlemlenmiştir. Bu çalışma ile işletmelerde kullanılan elektronik gözetim sistemlerinin çalışanlar üzerindeki etkileri ortaya koyulmaya çalışılmıştır.

ABSTRACT

THE EFFECTS OF WORKPLACE SURVEILLANCE SYSTEMS ON EMPLOYEES 

The surveillance systems which have been used to support administration, facilitate the management, but also can cause an environment that disturbs the employees. It seems that these systems are assumed by management. Considering the employees, this assumption turns to an increasing resistance. This study exposes the effects of workplace surveillance systems on employees.

Key Words: Surveillance Systems, Technology in Workplaces

GİRİŞ

Modern işletmelerin tüm birimlerinde, güncel teknolojiler kullanılmakta ve yeniliklere hızlı bir şekilde uyum gösterilmesi rekabet gücünün korunması bakımından hayati önem taşımaktadır.

İşletme yöneticileri, yönetim fonksiyonları çerçevesinde organizasyon şemasını oluşturan tüm birimler ile ilgili planlama, kontrol etme ve karar verme ihtiyacı duyarlar. Tüm bunları yapabilme işi yöneticilerin mesailerinin neredeyse tamamını alabilmektedir.<fn>Volkan Demir, Galatasaray Üniversitesi, Aile İşletmelerinde Teknoloji Kullanımı ve Muhasebenin Fonksiyonu, S.1</fn>

İşletmelerde birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasının temini ve bireylerden elde edilen verimin üst düzeyde tutulması gibi son derece hassas dengeleri sağlamaya çalışan yönetim birimleri de, günlük iş hayatında karmaşık elektronik sistemlerden oluşan yeni gözetim teknolojileri kullanmaya başlamışlardır.

Yönetici ve çalışanların karşılaştığı bu yeni teknolojiler işletmelere; maliyet kontrolü, zamandan tasarruf, daha hızlı ve sayısal verilere dayalı karar verebilme gibi çok önemli konularda yeni kabiliyetler kazandırmıştır. Olumlu etkilerin yanında, çalışanların pek çoğu bu yeni teknolojinin işletmeye getirdiği rekabet ortamı ve baskıdan şikâyetçidirler.

Bu çalışmada, elektronik gözetim sistemlerinin çalışanlar üzerinde oluşturduğu etkiler ortaya koyulacaktır. Yönetici ve çalışanlardan oluşan gruba uygulanacak anket ile bu sistemlerin olumsuz yönlerinin tespiti ve olumsuz etkilerin azaltılmasına ilişkin tespitler yapılacaktır.

BÖLÜM 1 – GÖZETİM TEKNOLOJİLERİ VE İŞLETMELERDE KULLANIMLARI

Gözetim, kişi ya da grupların aktivitelerinin yüksek kademeler tarafından izlenmesi ve takip edilmesi eylemidir. İnsanlık tarihinde çok eskilerden beri var olan gözetim, gizli (haber vermeksizin)  veya alenen yapılabilir

2.500 Yıl önce Çinli bilge Sun Tzu şöyle der “..istihbarat savaşın en önemli unsurudur. Çünkü ordunun kazanması, sağlam bilgiler almasına bağlıdır… Bu yüzden ordunun iyi işleyen beyinlerinden casusluk amacıyla yararlanmak ve onlar aracılığı ile önemli sonuçlar elde etmek, ancak akıllı bir devlet adamının, ileri görüşlü bir generalin başarabileceği şeydir.”<fn>Sun-Tzu, Savaş Sanatı (Çev. Şule Kılıçarslan), İstanbul 1992, s.7</fn>

Tarih boyunca iktidarların en önemli araçlarından birisi olan “gözetim”in kökleri çok eskilere kadar gitse bile, toplumsal yaşamda asıl ağırlığı teknolojinin gelişmesi ile başlamıştır.<fn>Bozkurt Veysel, Gözetim ve İnternet: Özel Yaşamın Sonu Mu?, Birikim Dergisi, Ağustos 2000, S. 69-74.</fn>

İşletmelerde gözetim sistemlerinin kullanılması pek çoğumuzun tahmininde de öncelere dayanmaktadır. Örneğin; “Cyclometer” olarak bilinen aletler

daktilografların kaç tuşa bastığını saptamak için 1913’lü yıllardan önce bile kullanılmaktaydı. 1946’dan beri telefon operatörleri gizli olarak izlenmekte ve hatta görüşme sürelerinin ölçümüne bakıldığında gözetimin başlangıcı 1922’li yıllara kadar geri götürülebilmektedir.<fn>Botan, C./a, “Panoptic Effects: Unintented Cost of Electronic Surveillance”, http://icdweb.cc.purdue.edu/~cbotan/cerias.html>11 Agustos 2002</fn>

Teknolojinin gelişimi günlük hayatta ve iş hayatında pek çok işlemin gerçekleşmesinin hızını ve kalitesini etkilemiştir. Bunun etkisiyle üretim ve işlem hacimleri artmış, işletmeler büyümeye başlamış ve yeni departmanlar ortaya çıkmıştır. Önceden üç dört kişilik bir grubun günlerce uğraşarak yaptığı işlemleri artık tek bir kişi çok daha süratli ve kaliteli olarak defalarca gerçekleştirebilmektedir.

Bu derece hızlı ve bireylere dayalı gerçekleşen gündelik işlemler, kontrol ihtiyacının daha şiddetli olarak hissedilmesine sebep olmuştur.

Gözetim, yönetimi destekleyici bir enstrüman olarak kullanılmaktadır. Büyüyen ekonomilere bağlı olarak işletmelerin hacimleri büyümekte, yeni bölümler oluşmakta ve çalışan sayısı hızla artmaktadır. Bu büyüme, işletme yönetiminin zorlaşmasına sebep olmaktadır.

Pek çok işletme, çalışanlarını, her gün işyerine giriş anından itibaren çeşitli yöntemlerle gözetim altında tutmaktadır. Aşağıda günümüzde yaygın olarak kullanılan gözetim sistemlerinden kısaca bahsedilmiştir.

 

1.1. CCTV (Kamera Görüntüleme ve Kayıt sistemleri)

CCTV teriminin dilimizdeki karşılığı “Kapalı Devre TV (İzleme Sistemi)” dir. Tipik bir kapalı devre izleme sisteminde izleme yapılan bölgelere yerleştirilmiş kameralardan alınan görüntüler bir izleme/değerlendirme merkezinde toplanır. Gerektiğinde istenen görüntülerin arşiv kayıtları tutulur.

1.2. Geçiş Kontrol Sistemleri (Giriş/Çıkış Sistemleri)

Çalışanın iş yerine giriş ve çıkış saatlerini bir veri bankasında depolayan “giriş çıkış sistemleri”; manyetik kimlik kartı (Smart ID Kart), parmak izi ya da el izi gibi kodlamalar ile çalışanı tanımakta, giriş çıkış saatlerini belirlemekte ve bunun yanında işyerini dışarıdan gelebilecek izinsiz girişlere karşı korumaktadır. Giriş/çıkış sistemlerinin bir diğer görevi ise işletme içinde personel hareketlerinin kontrolüdür. Bilgisayar tabanlı olan bu sistemde istendiği taktirde bir personelin yada bir departman çalışanlarının işletme içindeki hareket alanı kısıtlanabilir

1.3. Telefon Ses Kaydı ve Çağrı Logları

İşletme dâhilinde gerçekleşen tüm telefon konuşmalarının kaydedilmesi mümkündür. Kurumsal firmaların çağrı merkezlerinde müşterilerle yapılan telefon görüşmeleri müşteri memnuniyetinin üst düzeyde tutulması amacıyla kaydedilmektedir. Diğer departmanlarda yapılan telefon ses kayıtlarının sebebinde güvenlik kaygısı ağır basmaktadır.

1.4. Bilgisayar ve Veri Denetimi

İşletmelerdeki bilgisayarlarda yapılan işlemler günlük ve anlık olarak kayıt altında tutulabilmekte hatta ikinci bir monitörden izlenebilmektedir. Her gün oluşturulan veriler bir veri tabanında toplanmakta ve yedeklenmektedir. Bilgisayarların amaç dışı kullanımını engellemek için işletim sistemleri üzerindeki kısıtlama fonksiyonlarının yanı sıra bu amaçla yazılmış pek çok yazılım mevcuttur.

 

1.5. İnternet Kullanımının Denetimi

İnternet kullanımı işletmelerde olduğu kadar kişisel anlamda da günden güne artmaktadır. Orta ve büyük işletmelerin büyük bir bölümünde internet üzerinden gönderilen e-posta, faks mesajları ve anlık iletiler, yedekleme programlarıyla sistemli bir şekilde arşivlenebilmekte bu suretle amaç dışı kullanımın önüne geçilmeye çalışılmaktadır.

 

BÖLÜM 2 – İŞLETMELERDE GÖZETİM SİSTEMİ KULLANIMI İLE İLGİLİ BİR UYGULAMA

İşletmelerde kullanılan elektronik gözetim sistemlerinin çalışanlar üstündeki etkisini daha iyi anlamak için 123 kişi üzerinde bir anket çalışması yapılmıştır.

Yönetim kadrosuna ve personele iki ayrı anket uygulanmıştır. İlk 5 soru yöneticileri hedef aldığından bu sorular çalışanlara yönelik ankette yoktur. Sorular beşli likert ölçeğiyle, aşağıda görüldüğü gibi şıklandırılmıştır:

ALGI DERECELERİ

Kesinlikle Katılmıyorum Katılmıyorum Kararsızım Katılıyorum Kesinlikle Katılıyorum

Tablo 1 –  Beşli likert ölçeği

Anketten elde edilen veriler SPSS 12.0 programına aktarılmıştır. Her soruya verilen cevaplar frekans ve kros tablolar halinde incelenmiştir.

Pozisyon dağılımı olarak ele alındığında 19’u üst düzey yönetici (firma sahibi, genel müdür), 26’sı orta kademe yönetici( departman müdürü, şef), 78’i çeşitli departmanlarda çalışan personeldir.

Pozisyon Üst düzey Yönetici Orta Düzey Yönetici Personel Toplam
Adet 19 26 78 123
Oran %15,4 %21,1 %63,4

Tablo 2 – Pozisyon dağılımı

Katılımcılardan en düşük eğitim seviyesine sahip olanlar lise mezunudur. Büyük bölümü (%71,6) Üniversite mezunu veya daha yüksek bir akademik geçmişe sahiptirler. Ankete katılan ve yönetimsel görevi bulunmayan çalışanlar da; muhasebe, dış ticaret, satış gibi departmanlarda görevli olduklarından, idari binalarda çalışmaktadırlar. Çalışma sonuçları eğitim seviyelerine göre de değerlendirilmiş fakat herhangi bir farklılaşmaya ulaşılmamıştır.

Anket 10 ayrı sektörde (Basın-yayın, bilişim, eğitim, gıda, hizmet, imalat, inşaat, reklam, tekstil, turizm) faaliyet gösteren 36 farklı firmanın çalışanları tarafından cevaplanmıştır.

2.1. Uygulamaya İlişkin Bulgular

“Etkin bir yönetim için elektronik gözetim sistemlerinden yaralanmak gerekir”  ifadesine, anketi cevaplayan üst düzey yöneticilerin %100’ü, orta düzey yöneticilerden %76,9’u olumlu görüş bildirmişlerdir.

“Elektronik gözetim sistemlerinin nerelerde kullanıldığı tüm çalışanlar tarafından bilinmektedir.” Üst düzey yöneticiler bu ifadeye %36,8 olumsuz, %21,1 kararsız cevap vermişlerdir. Orta düzey yöneticiler %69,3 oranda olumlu görüş bildirmişlerdir. Personel %58,9 oranında olumlu görüş bildirmiştir.

“Elektronik gözetim sistemlerinin hangi amaçla kullanıldığı tüm çalışanlar tarafından bilinmektedir.”

Çalışanlar bu ifadeye %67,9 oranında olumlu cevap vermişlerdir. Üst düzey yöneticilerin %68,4’ü ,  orta derece yöneticilerin %61,6’sı bu soruya olumlu cevap vermiştirler.

“Elektronik gözetim sistemleri mesainin rasyonel kullanımını sağlar .”

Üst düzey yöneticilerin %68,4’ü ve orta kademe yöneticiler %76,9 olumlu cevap verirken, alt kademe personellerde %62,8 olumsuz cevap elde edilmiştir.

“Elektronik gözetim sistemleri zamanın işletme çıkarları doğrultusunda kullanımını arttırır.”

Üst düzey yöneticilerin %89,4’ü, orta düzey yöneticilerin %69,3’ü olumlu cevap vermiştir. . Alt kademe çalışanlar %34,6 olumsuz, %32,1 kararsız oy vermişlerdir.

“Elektronik gözetim sistemleri işletme kaynaklarının rasyonel bir şekilde kullanılmasını sağlar.”

Bu ifadeye verilen olumlu cevap oranı; üst düzey yöneticilerde %89,5  orta kademe yöneticilerde %50  alt kademe personellerde ise %34,6 dır.

“Elektronik gözetim sistemleri çalışanların verimliliğini olumlu yönde etkiler”

Üst düzey yöneticiler %78,9 olumlu, orta düzey yöneticiler %65,4 oranında olumlu cevap vermişlerdir. Personel %19,2 oranında olumlu yanıt vermiştir.

“Telefon konuşmalarının kaydediliyor olması müşteri ile daha doğru diyaloglar kurulmasını sağlar.”

Üst düzey yöneticiler %84,2 orta düzey yöneticiler %84.6 oranda olumlu cevap vermişlerdir. Çalışanların olumlu cevap oranı %52,6 dır.

“Internet kullanımının kontrol altında tutuluyor olması çalışanların işe konsantrasyonunu arttırır.”

Üst düzey yöneticilerin %100’ü bu görüşü desteklemektedir. Orta kademe yöneticilerde bu oran %69,2 iken,  personelden bu fikre verilmiş olan olumlu oy %25,7 dir.

“Elektronik gözetim sistemleri iş verimliliğini arttırır.”

Üst düzey yöneticiler bu görüşe %94,8 , orta düzey yöneticiler %42,3 olumlu cevap verirken, personelin verdiği olumlu cevap oranı %29,5 dir.

“Elektronik gözetim sistemleri, yapılan işin kalitesinin artmasını sağlar.”

Üst düzey yöneticilerin %42,1 i kararsız,  47,4 ü olumlu görüş bildirmişlerdir.

Orta düzey yöneticilerin %46,2 si fikre destek vermektedir. Alt düzey çalışanlar %55,2 oranda olumsuz görüş bildirmektedirler.

“Elektronik gözetim sistemleri birim zamanda yapılan işin adetinin artmasını sağlar.”

Üst düzey yöneticilerin %73,7’si , orta düzey yöneticilerin %61,5’i ve  personelin  %29,5’i olumlu cevap vermişlerdir.

“Elektronik gözetim sistemleri çalışma ortamındaki stresi arttırır.”

Üst düzey yöneticiler %21,1 oranında, orta düzey yöneticiler  %34,6 oranında ve personel %51,3 oranında bu fikri desteklemektedir.

“Elektronik gözetim sistemleri mahremiyet duygusunun yitirilmesi hissine sebep olur.”

Elektronik gözetimin mahremiyet duygusunun yitirilmesine sebep olduğu fikrine alt düzey çalışanlar %65,7, orta düzey yöneticiler %46,2,  üst düzey yöneticiler ise %31,6 oranda katılmaktadırlar.

“Elektronik gözetim sistemleri çalışanlar ve yönetim arasındaki güven duygusuna olumsuz etki eder.”

Üst düzey yöneticilerin %42,1’i bu görüşe katılmamakta ve %42,1 i ise kararsız görüş bildirmektedir. Anket soruları içinde üst düzey yöneticilerin kararsızlık oranının en fazla olduğu bu sorudur (%42,1). Orta düzey yöneticiler %46,1’i ve personelin %61,5’i , işletmede güven duygusundaki azalmaya işaret etmektedirler.

 

2.2. Anket Sonuçlarına İlişkin Olumlu Bulgular

Bu sistemlerin mevcut olduğu işletmelerde yönetimin işi kolaylaşmaktadır.

Yine gözetim sistemleri kullanan işletmelerde mesai saatlerinin daha rasyonel kullanıldığını ve mesai saatleri içinde çalışanların kişisel işlerine daha az zaman ayırdıklarını sonucuna ulaşılmıştır.

Mesai saatlerinde bilgisayar kullanan çalışanların internet kullanımları denetlendiğinde, işe konsantrasyonlarının arttığını söyleyebiliriz.

İzleme, yöneticilere kimin çok çalıştığı ve kimin üretken olmadığı konusunda tam ve gerçek bilgi sağlar. Çalışanların performansı ve verimliliğiyle ilgili objektif geri besleme performans değerlendirmede, kimin artış ve terfi alacağı konusunda, eğitimin etkinliğinin değerlendirilmesinde veya gerekli olan disiplinle ilgili eylemlerin yapılmasında yardımcı olur. İzleme işverenlere sadece olumsuz şeyleri göstermez aynı zaman da olumlu şeyleri de gösterir.<fn>Mishra, J. M. ve Crampton, S.M.(Summer 1998), Employee Monitoring: Privacy in the Workplace?, SAM Advanced Management Journal, 63(3), S.4-14.</fn>

Kaliteli iş gücü oluşturulması, kaynakların doğru kullanımı, mesainin rasyonel kullanımı gibi faktörlerde meydana gelen iyileşme işletme maliyetlerinde de iyileşmeye sebep olacaktır. Ancak maliyet konusundaki bu tespitin doğrulanabilmesi için birkaç işletmenin elektronik gözetim öncesi ve elektronik gözetim sonrası maliyetlerini karşılaştıran bir çalışma yapılması gereklidir.

 

2.3. Anket Sonuçlarına İlişkin Olumsuz Bulgular

Elektronik gözetim sistemleri çalışanların işletme içindeki hareket alanlarını kısıtlamaktadır. Genel olarak çalışanlar bu sistemleri huzursuz edici olarak nitelendirmektedirler.

Anketimizden aldığımız sonuca göre, elektronik gözetim ile çalışan işletmelerde üretim kalitesinin artmadığını işaret eden görüşlerin oranı yüksektir. Adetsel olarak oluşturulan yüksek kotalar, çalışanların ürün kalitesini değil üretilen ürün adedini dikkate almalarına neden olur.

Massachusetts Coalition on New Office Technology tarafından yürütülen bir çalışmada, anket uygulanan çalışanların %65’i, izleme uygulamalarının çalışanları çok hızlı çalışmaya zorladığını ve bu nedenle kaliteli is yapamadıklarını ifade etmiştir. <fn>Alder, G.S. ve Tompkins, P.K.(1997), “Electronic Performance Monitoring: An Organizational Justice and Concertive Control Perspective, Management     Communication Quarterly, 10(3),Ss.259</fn>

Performans değerlendirmede bu sistemlerden gelen istatistikî veriler çalışanlar üzerinde stres oluşturur. Sürekli artan iş kotaları ve rekabet ortamının kızışması çalışanlar için yıpratıcı bir ortam oluşmasına sebep olabilir.

Özellikle çalışanlardan habersiz ya da onlara bir açıklama yapılmaksızın uygulanan gözetimlerde yönetim ve çalışanlar arasındaki güven duygusunda azalma meydana gelebileceği değerlendirilmektedir.

Gözetim sistemleri uygulanırken etik kurallar göz ardı edilmemeli ve maksat aşılmamalıdır. Bu gibi durumlarda çalışanlar mahremiyetlerine müdahale edildiğini düşünebilirler.


SONUÇ

İşletmelerde elektronik gözetim sistemleri kullanarak daha etkin bir yönetim sağlamak mümkündür. Bu sistemlerin işletmelere sağlayacağı faydalar azımsanamayacak kadar fazladır.

Çeşitli gözetim sistemleri uygulayan işletmelerde: mesai veriminin ve çalışanların işe konsantrasyonunun arttığını, işletme kaynaklarının israfında azalma olduğu ve performans değerlendirmede daha net tespitler yapılabildiği işaret eden önemli bulgular vardır.

2000 yılında Amerika’da yapılan bir araştırmaya, çalışanlarının e-posta’larını kontrol eden isletmelerin sayısı 1997’de %15 iken, 2000 yılı itibariyle bu oran %27’e çıkmıştır. İletişimin ve performansın elektronik olarak kontrolü iki sene önceki verilerde %35 oranında seyretmekteyken, 2000 yılında %45 oranına yükselmiştir. Çalışanların bu şekilde izlenmesine ek olarak, güvenlik amacıyla çalışanların gözetlenmesi ve dinlenmesini de eklersek oran 1997’deki %63’den günümüzde %67’ye çıkmaktadır.<fn>American Management Association, Monthly Press, Surveillance in  Workplaces, 02 Eylül 2003, S.8</fn>

Genel anlamda, yönetim birimleri tarafından faydalı bulunan bu sistemlere olan inanç, alt kademelere inildikçe azalmakta ve dirençle karşılanmaktadır.  Bir başka değişle; yöneten tarafından kabul görürken, çalışan tarafından reddedilmektedir.

Elektronik gözetim sistemlerinin olumsuz etkilerinden korunmak için, çalışanlara karşı açık olunması son derece önemlidir. Bu sistemlerin kullanılacağı çalışanlara önceden haber verilmelidir. Kullanılma sebebi, elde edilecek verilerin hangi amaçla kullanılacağı ve nasıl değerlendirileceği açıklıkla izah edilmelidir.

Performans değerlendirmede, gözetim sistemlerinden alınan veriler kullanılırken insan faktörü göz ardı edilmemelidir. Departman kotalarının oluşturulmasında işin niceliği kadar niteliğine de önem verilmelidir.

Tüm bunlar göz önüne alındığında, uygulamaya geçmeden önce yapılacak bir ön çalışma ile oluşabilecek bu problemler en aza indirilebilir.

Elektronik gözetim, işletme hacimlerinin ve rekabetin yükseldiği, işlem ve iletişim hızının her geçen gün arttığı dünyamızda bizlere yönetim işinde daha başarılı olabilmemiz için bir imkân sunuyor. Teknoloji ilerledikçe gözetim sistemleri de gelişmeye devam edecek ve bu sistemleri kullanan işletme sayısı her geçen gün artacaktır.